|
Melhores Práticas
Este documento é um extracto do Livro “A Sociedade da Informação e a Administração Pública” – Capítulo “Compras Electrónicas e Contratação Pública na Área das TIC”, INA, Oeiras, 2005
Autor: Gonçalo Serra – Presidente da APCADEC
A gestão estratégica de compras como suporte às compras electrónicas
Conceito de compras electrónicas
O termo Compras Electrónicas refere-se ao conjunto de soluções baseadas em tecnologia Internet que permitem melhorar as relações e transacções entre organizações compradoras e fornecedoras, automatizando processos, reduzindo custos e explorando eficiências na cadeia de aprovisionamento.
Essas soluções abrangem a compra através de catálogos electrónicos elaborados à medida das necessidades de consumo das organizações compradoras, a utilização de plataformas electrónicas de aprovisionamento, a negociação dinâmica por via electrónica (leilões electrónicos), a procura e identificação de fontes de fornecimento através de mercados electrónicos ou sítios de Internet com informação sobre produtos e serviços, a realização de consultas electrónicas (dos simples pedidos de propostas até ao lançamento de concursos públicos pela Internet).
Os benefícios das compras electrónicas estendem-se, logicamente, aos aspectos “revisitados” da eliminação do “papel”, ou seja, à redução dos custos administrativos e à redução dos ciclos de aprovisionamento. Contudo, surgem benefícios acrescidos, como a possibilidade de pesquisar fontes de fornecimento em mercados electrónicos e poder efectuar encomendas através da Internet ou até mesmo recolher informação vital associada ao processo de aquisição (origem dos custos). A possibilidade de tomar decisões de aquisição em tempo real, negociando condições como o preço e entrega, não só facilitam a gestão operacional das compras, mas também conferem-lhe o rigor e a transparência intrínsecos a esta área de gestão.
Os sistemas de Compras Electrónicas permitem aumentar a eficiência do processo de aquisição e alavancar o poder negocial, utilizando as vantagens de economias de escala (através da agregação e padronização de necessidades) e negociação abrangente de preços. Permitem também obter um dos benefícios mais apreciados pelos profissionais da área de compras, ou seja, a libertação dos colaboradores para a execução de tarefas estratégicas e de valor acrescentado (e.g. aferição da qualidade efectiva dos fornecedores contratados, pesquisa de tendências de mercado, construção de parcerias com fornecedores).
No entanto, apenas as organizações que estabeleçam uma Gestão Estratégica de Compras e redefinam os processos de negócio poderão atingir benefícios significativos com as compras electrónicas.
1. PLANEAMENTO DA ADOPÇÃO DE COMPRAS ELECTRÓNICAS
For a successful technology, reality must take precedence over public relations, for nature cannot be fooled. Richard Feynman.1
Em qualquer projecto de adopção de tecnologia é necessário compreender e ver alguns desafios que se prendem invariavelmente com a gestão da mudança, com o apoio da gestão de topo e com a aceitação pelos utilizadores. Além destes factores, que enquadram a típica gestão de projectos, temos no caso das compras electrónicas desafios como: obtenção de um perfil de custos fidedigno, integração com os sistemas aplicacionais de back-office, ligação aos fornecedores.
Considerando projectos-piloto de compras electrónicas na Administração Pública portuguesa, verificou-se que os factores críticos de sucesso determinantes, não foram as ferramentas electrónicas em si (ainda que se tratasse de uma “prova de conceito” de práticas já validadas no sector privado), mas na propensão para a criação de uma nova forma de gerir as compras no sector público, a utilização de conceitos de gestão estratégica de compras acompanhada por uma introdução faseada da tecnologia.
O que é necessário – principalmente em períodos de abrandamento da Economia – é definir e planear um conjunto de passos que permitam que a tecnologia seja um factor indutor de mudanças mais profundas: estabelecer uma gestão estratégica de compras, definir objectivos concretizáveis, gerir a mudança, avaliar resultados.
Tabela 1.1.
Etapas para a construção de uma Gestão Estratégica de Compras
| Gestão Estratégica de Compras |
- Análise de custos, categorias de compras, fornecedores – definição de uma estratégia de compras e perfil de custos
- O que se compra? Quanto se compra? Onde se compra? A quem se compra? Porquê se compra?
- Utilização da Análise ABC (Lei de Pareto ou 80/20); análise da carteira de compras (Matriz Estratégica de Compras); análise do custo total (TCO
- total cost of ownership2)
|
| Definição de Objectivos |
- Criação da visão e estratégia para a transformação das compras e um plano para atingir
- Definição de uma proposta de valor (business case)
- Definição de termos de comparação com boas práticas do mercado (benchmark)
- Início pelos bens indirectos e não-críticos e passar rapidamente para os bens directos
- Preparação de um programa de “ligação” aos fornecedores
- Faseamento da introdução da tecnologia e adequação às etapas e objectivos do projecto
|
| Gestão da Mudança |
- Obtenção de apoio da gestão de topo
- Focalização na comunicação inter-departamental, formação, cooperação
- Trazer os clientes internos (utilizadores finais) para o processo – para teste e feedback de tecnologia e estratégia de compras
- Criação de conteúdos de formação na Intranet, ou baseados em Internet
|
| Avaliação de Resultados |
- Medição de resultados e confrontação com indicadores e propostas de valor
- Examinar as práticas de negócio actuais e as práticas dos fornecedores
- Estabelecer uma estratégia para expansão/implementação incremental
|
1.2.1 Etapa 1: Gestão Estratégica de Compras
Um dos maiores desafios dos profissionais de compras é a obtenção de uma “fotografia” dos custos da organização à qual prestam serviço e este é, de facto, o ponto de partida de uma abordagem de sucesso à utilização das compras electrónicas.
Deve ser conduzido um processo de identificação de componentes de custos - a sua composição e origem; categorização das compras associadas a esses custos e identificação das fontes de fornecimento utilizadas. Esta etapa é fundamental para a criação de estratégias de compras adequadas e que possam causar impacto no perfil de custos da organização.
É necessário estabelecer um plano de negócios para a utilização das compras electrónicas – quais os benefícios e custos das aplicações de Compras Electrónicas e onde serão utilizadas essas aplicações. Também é necessário identificar os processos actuais de aquisição, os relacionamentos estabelecidos com fornecedores, as responsabilidades dos departamentos, etc.
Há que proceder à categorização e classificação dos bens serviços cobertos pelo processo de compras: identificar
commodities, racionalizar necessidades e qualificar fornecedores. Quais os bens directos e indirectos? Quais os materiais padronizados e quais os costumizados? Os catálogos dos fornecedores são comparáveis? Quantos fornecedores fornecem os mesmos bens e serviços comuns?
Uma vez respondidas estas questões, obtém-se um conhecimento detalhado e correcto dos processos de aquisição e custos associados, podendo assim definir-se um conjunto de objectivos realistas para o piloto de compras electrónicas.
1.2.2 Etapa 2: Definição de Objectivos
O objectivo pode ser estratégico - estar à frente da concorrência;
pode ser de melhoria dos processos ou estar relacionado com a
poupança de custos e recursos que devem reflectir um retorno de
investimento positivo (ROI).
A proposta de valor deve estar relacionada como a estratégia de
compras de longo prazo e deve ser definida com clareza, para que
existam métricas que meçam o resultado do piloto.
É necessário estabelecer uma visão de médio longo prazo, que defina
claramente qual será a transformação da área de compras e os passos
necessários e calendarizados que são necessários para atingir essa
visão.
Pequenos passos são a regra, já que a tecnologia não é a panaceia
para os males da organização. Começar com os bens indirectos,
vulgarmente o material de escritório e consumíveis de informática,
mas ter uma estratégia que permita chegar rapidamente às maiores
oportunidades de valor, que estão habitualmente relacionadas com os
bens directos e com os bens de MRO (Maintenance, Repair and
Operating Supplies) de maior complexidade.
Um programa piloto de sucesso deve conduzir a um processo de
introdução incremental de categorias e departamentos. Com uma
solução flexível de Compras Electrónicas é possível “escalar”
rapidamente e trazer tecnologia para a organização e garantir uma
integração rápida com fornecedores.
1.2.3 Etapa 3: Gestão da Mudança
A mudança deve ser iniciada e patrocinada pela gestão de topo. As
grandes organizações, por vezes, tentam comprometer departamentos
autónomos que resistem à mudança a todo o custo e em todas as etapas
do processo. Quando a gestão executiva está a suportar o processo,
pode criar incentivos para departamentos que trabalhem em equipa
para a obtenção de objectivos partilhados.
Semelhante a uma campanha interna de relações públicas, a gestão da
mudança requer comunicação, formação e cooperação. Deve
considerar-se o feedback dos utilizadores, pois são estes os
verdadeiros utilizadores da tecnologia e proporcionar o auxílio aos
desafios que a mudança requer do seu lado. A solução de Compras
Electrónicas deve ser vendida aos utilizadores.
A antecipação dos comportamentos de resistência proporciona um clima
favorável para a implementação. A utilização de Intranet para
divulgação de informação sobre as etapas do projecto, pessoas
envolvidas, categorias de bens e serviços disponíveis e a
disponibilizar aos utilizadores e os fornecedores envolvidos no
processo. A Intranet é o veículo ideal para a apresentação de
conteúdos de acompanhamento do projecto – planos de acção e
calendarização, formação, resposta a perguntas frequentes, contactos
e suporte aos clientes internos.
1.2.4 Etapa 4: Avaliação de Resultados
Em qualquer projecto é necessário proceder à medição dos resultados
do projecto em relação aos objectivos inicialmente propostos - não é
novidade, mas infelizmente, não é prática corrente na maioria das
organizações. Assim como a tecnologia é um catalizador da mudança,
os projectos-piloto são uma oportunidade de analisar os processos de
actuais e os próprios fornecedores. Nesta fase é possível aprofundar
o estudo dos factores críticos de sucesso e desenvolver uma
estratégia de compras (racionalizar a base de fornecedores e
redesenhar processos de negócio) e um plano de implementação da
tecnologia.
1.3. REENGENHARIA DA FUNÇÃO COMPRAS
Até há poucos anos, as compras foram vistas, apenas, como um custo
necessário para a prática de negócios. Invariavelmente, no sector
público as tarefas de compras encontram-se dispersas em vários
departamentos, não permitindo assim uma optimização de custos e
quando existe um departamento com algum poder de centralização, este
departamento é uma área de aprovisionamento, mas raras vezes uma
verdadeira unidade estratégica de aquisição de bens e serviços.
Uma análise mais detalhada dos aspectos operacionais e financeiros
das compras comprova que se podem obter benefícios estratégicos
através da reengenharia de processos de compras. Para a maior parte
das organizações, as compras representam 35 a 65% dos resultados3 .
Em termos de compras de bens e serviços podemos distinguir duas
grandes categorias:
- Bens directos (matérias-primas que integram o processo
de produção4)
- Bens indirectos (aquelas que suportam os restantes
processos de negócio): material de escritório, seguros,
comunicações, análise de mercados, trabalho temporário,
impressos, benefícios para colaboradores, publicidade e
formação.
Na maioria das organizações são utilizados processos de compras que
são intensivos em mão de obra, ou seja dispendiosos, lentos,
excessivamente administrativos.
- processos manuais de requisição, aprovação, encomenda e
reconciliação financeira (conferência de factura e
autorização de pagamento)
- falta de mecanismos de controlo, que proporcionam o
incumprimento de contratos e proliferação de compras não
regulamentadas (compras fora de contratos)
- não existe uma distinção e separação entre compras
críticas /estratégicas e compras de suporte ao
negócio/tácticas
- compras fragmentadas e sem economias de escala
- longos lapsos de tempo entre a criação de políticas de
compras e a prescrição de processos de aquisição
- perda de oportunidades, tanto para compradores, como
para fornecedores.
1.4. GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS e COMPRAS ELECTRÒNICAS
Para uma melhor compreensão da temática das compras
electrónicas é necessário reflectir sobre a dinâmica dos
relacionamentos entre fornecedores e compradores. Desta forma a
utilização de ferramentas electrónicas, baseadas em Internet,
será perfeitamente enquadrada na estratégia de relacionamento
entre o comprador e o mercado. O que se advoga com esta
perspectiva é uma coerência entre a utilização de determinadas
ferramentas de compras electrónicas e a resposta necessária dos
fornecedores, de igual modo, com ferramentas de comércio
electrónico.
A natureza das compras é muito vasta, podendo ser constituída
por relações comerciais em mercados internacionais, onde os
fornecedores são pouco conhecidos, ou por modelos de cooperação
e colaboração que resultem na criação e desenvolvimento de novos
produtos.
Os relacionamentos estabelecidos entre compradores e
fornecedores podem ser próximos e frequentes, baseados em
compras repetitivas ao longo de vários anos, ou ocasionais,
baseados em compras singulares.
O elemento-chave é o relacionamento que se estabelece entre as
partes e a sua natureza determinará o valor que pode ser criado
pela introdução do comércio electrónico na relação comercial.
1.4.1. Classificação dos Relacionamentos
Torna-se necessário estabelecer critérios de diferenciação
dos tipos de relacionamento entre compradores e fornecedores, de
forma a possibilitar uma abordagem estruturada da aplicação do
comércio electrónico. Na óptica da abordagem que tem vindo a ser
seguida, analisaremos os relacionamentos do ponto de vista do
mercado da procura, ou seja, na perspectiva dos compradores.
Uma das metodologias mais recorrentes da gestão estratégica
de compras assenta num modelo/framework concebido por Kraljic5.
Esta metodologia de análise de portefólio permite a definição
de estratégias de compras tendo em conta duas dimensões: o risco
de fornecimento e o potencial de benefício (ou impacto nos
resultados). Estas duas dimensões são avaliadas em termos de
maior ou menor peso/relevância e representadas graficamente numa
matriz de 2x2, representando assim quatro quadrantes que
correspondem a quatro estratégias de compras distintas.
A estas quatro estratégias correspondem um conjunto de
bens/serviços: bens não críticos (non critical), bens de
“alavancagem” (leverage), bens de “estrangulamento” (bottleneck)
e bens estratégicos (strategic).
1.4.2. Estratégias de Compras e Articulação com o Comércio
Electrónico
Para cada uma das estratégias prescritas por este modelo há
um potencial de utilização de comércio electrónico, ou mais
precisamente ferramentas de compras electrónicas. Esse valor ou
benefício potencial é determinado pela natureza do
relacionamento que se pretende estabelecer entre comprador e
fornecedor, visto que cada estratégia terá um conjunto de
objectivos associados e de tácticas para a sua obtenção.
Bens Não Críticos (ou de rotina)
São bens cujas fontes de fornecimento são abundantes, sendo
relativamente fácil a substituição de fornecedores. Este tipo de
bens não afectam significativamente os resultados da
organização, uma vez que correspondem a volumes de compras
baixos e o próprio valor unitário de cada bem ou serviço é pouco
significativo. Contudo estes bens podem ter associados custos
administrativos não desprezíveis, podendo consumir cerca de 80%
dos recursos humanos afectos às áreas de compras e gerar uma
grande carga administrativa e documental (tanto em quantidade de
papel, como em utilização dos sistemas de informação de
backoffice). Utilizando o conceito difundido da curva de Pareto,
apesar de 80% de consumo de recursos, estes bens representam
normalmente apenas 20% valor total comprado.
Tabela 1.2.
Os bens não críticos: estratégias e tácticas
| Estratégia |
Tácticas/Tarefas |
| O critério fundamental é a
eficiência funcional, dado o baixo preço dos bens e dos
volumes associados e a quantidade excessiva de recursos
dispendida em tarefas administrativas. |
- adronização/normalização de bens e serviços
- subcontratação por produto/grupo/família de
produtos (constituição de lotes)
- monitorização e optimização do volume de
encomenda (agregação)
- delegação do processo de encomenda aos
utilizadores internos
- optimização de stocks e inventários
- processamento eficiente
- desenho de processos eficientes de encomenda,
entrega e tratamento de facturação
- Cooperação inter-departamental – agregação,
padronização e negociação conjunta
|
A utilização de sistemas de compras electrónicas poderá
facilitar a obtenção de eficiência funcional, visto que
permitirá a redução e/ou eliminação da complexidade do processo
de encomenda entre comprador e fornecedor. Para que este
benefício seja uma realidade, há que mapear e simplificar os
processos antes da adopção das compras electrónicas.
A utilização de catálogos electrónicos com a informação
detalhada sobre as características dos bens e serviços
(especificações técnicas, imagens, ligação directa a páginas de
Internet com informações adicionais) permitirá uma melhoria do
comportamento dos diversos utilizadores internos. Os catálogos
electrónicos devem estar acessíveis ao universo de potenciais
utilizadores, utilizando por exemplo a Intranet da organização
compradora. Para que se possa facilitar o “fazer bem”, ou seja a
utilização de contratos com condições vantajosas, há que
dificultar o “fazer mal”, impedindo, por exemplo, os processos
paralelos de aquisição ao exterior por departamentos isolados.
A existência de uma base de dados acessível em ambiente
Internet de forma a disponibilizar toda a informação sobre a
disponibilidade dos bens e serviços contratados e que permita
também uma maior flexibilidade de escolha de bens substitutos.
A chave do sucesso desta abordagem interna, passa pela
pré-contratação de bens e serviços e pela rigorosa selecção e
negociação com fornecedores. Tem de haver uma pré-contratação,
bem negociada e válida com fornecedores seleccionados6.
Bens de “Alavancagem”
Têm um impacto considerável nos resultados, devido aos grandes
volumes de aquisição de que são alvo, não tendo contudo um risco
de fornecimento elevado. São bens e serviços tipicamente
comprados em mercados locais. Os compradores devem promover a
competição entre fornecedores, na perspectiva de obtenção de
preços mais baixos.
O aproveitamento do poder negocial dos compradores é tanto
maior quanto maior for o nível da agregação das necessidades de
bens e serviços. Esta agregação também se obtém após
padronização dos consumos de bens e serviços não críticos, que
uma vez concentrados contribuem com a concentração de grandes
volumes e consequentemente um potencial de benefício bastante
superior ao que se considerava antes da padronização.
Por via da realização de compras conjuntas, organizações com
consumos semelhantes podem juntar-se de forma a fortalecerem o
seu poder negocial, podendo atrair também novos potenciais
fornecedores para um desafio logístico e comercial reforçado7.
Tabela 1.3.
Os bens de “alavancagem”: estratégias e tácticas
| Estratégia Tácticas |
Tarefas |
| Os critérios são o custo e o
preço, considerando também os fluxos físicos logísticos.
Aqui reflecte-se a imagem do comprador tradicional, com
uma abordagem negocial agressiva. |
- utilização do poder negocial (agregação)
- selecção de fornecedores
- mix entre contratação e compra pontual
- optimização do volume de encomenda
- substituição de produtos
- melhoria do conhecimento sobre o mercado e
produtos
- realocação/redistribuição de volumes de compras
em fornecedores
- ênfase na negociação
|
É neste tipo de bens e serviços onde o impacto financeiro é
mais apelativo, pelo que as primeiras experiências de utilização
de mecanismos de negociação dinâmica em ambiente electrónico
pela Administração Pública nacional – nomeadamente leilões
electrónicos de compra – assentaram em lotes de valor
significativo e de fácil caracterização e especificação técnica
(caso do papel, do hardware, dos consumíveis de informática).
A transparência de preços que os mecanismos de negociação
dinâmica trazem ao processo de aquisição constitui um dos
maiores motivadores para a sua utilização. Em paralelo, a
constituição de bases de dados de fornecedores potenciais para
consulta e eventual adjudicação são dos factores de maior peso
para a dinâmica dos mercados públicos, daí a necessidade que os
países mais amadurecidos na matéria de comércio electrónico
sentiram em facilitar o acesso aos potenciais candidatos ao
fornecimento do sector público, criando na Internet os
designados portais de compras públicas, onde a oferta do mercado
púlbico se cruza com os directórios de potenciais fornecedores
categorizados de acordo com as necessidades frequentes do sector
público8.
O acesso a directórios nacionais e internacionais de
fornecedores, por parte dos organismos públicos poderá
contribuir para uma maior amplitude de oferta de fornecimentos
Bens de “Estrangulamento”
São bens e serviços com um elevado risco de fornecimento,
mas que apresentam um reduzido impacto nos resultados. Os
fornecedores são limitados, pelo que o leque de opções é
reduzido, o que conduz a empresa a uma situação de exposição
risco. Os fornecedores têm uma maior vantagem negocial sobre o
comprador, pelo que este terá de procurar fontes de fornecimento
alternativas ou constituir stocks de forma a colmatar os efeitos
negativos de quebra de suprimentos.
Tabela 1.4.
Os bens de “estrangulamento”: estratégias e tácticas
| Estratégia |
Tácticas/Tarefas |
| Os critérios são a gestão de
custos e a garantia de fornecimento no curto prazo. |
- estabelecimento de planos de aquisição e
previsão de necessidades
- controlo dos fornecedores
- análise de risco de fornecimento
- estabelecimento de stocks
- avaliação do posicionamento da empresa nos
fornecedores (valor como cliente)
- elaboração de planos de segurança
- procura de fornecedores alternativos
|
Neste tipo de aquisições, uma das tácticas mais comuns é a de
agregação de compradores, de forma a aumentar o poder negocial e
equilibrar a posição em relação a fornecedores com grande poder
no mercado. A Internet permite que haja maior interacção entre
potenciais compradores, possibilitando a troca de informação
sobre as necessidades e estabelecendo pontos de abordagem comuns
ao mercado.
A Internet também funciona como fonte de informação sobre
fornecedores alternativos, permitindo reduzir o poder negocial
dos fornecedores habituais. Nesta vertente são muito
interessantes as iniciativas de alguns prestadores de serviços
B2B (Business-to--Business) que actuam como infomediários e
também como verdadeiros mercados electrónicos onde se
proporciona o encontro entre a oferta e procura de um
determinado sector9.
Bens Estratégicos
São bens e serviços com um elevado risco de fornecimento e um
forte impacto nos resultados, pelo que devem ser tratados do
ponto de vista estratégico. É vital para a empresa compradora
assegurar o fornecimento destes bens e influenciar o
comportamento dos fornecedores de forma a obter uma relação
comercial benéfica. Deve ser promovido o estabelecimento de
parcerias próximas e de longo prazo com fornecedores, de forma a
assegurar a qualidade do fornecimento e garantia de entrega.
Os fornecedores têm um papel importante na concepção e
desenvolvimento de novos produtos e tecnologias, pelo que o seu
envolvimento precoce cria oportunidades de redução de custos nas
fases de desenho/concepção do ciclo de vida dos produtos ou
serviços.
Tabela 1.5.
Os bens de estratégicos: estratégias e tácticas
| Estratégia |
Tácticas/Tarefas |
| O critério aplicável é a
disponibilidade de fornecimento a longo prazo. |
- estabelecimento de planos de aquisição e
previsão de necessidades
- desenvolvimento de relacionamentos de longo
prazo com fornecedores
- pesquisa de mercado detalhada
- logística, gestão de stocks e controlo de
fornecedores
- decisões make or buy
- análise de risco
- análise previsional de custos
- planos de contingência
- avaliação de fornecedores
|
Para este tipo de aquisição, também o comércio electrónico
tem um valor acrescentado, fundamentalmente na troca de
informação entre parceiros de negócio (dados sobre o
desenvolvimento de novos produtos, planos de produção, previsões
de necessidades). Pressupõe-se a existência de uma boa relação
entre comprador e fornecedor, que permita o estabelecimento de
uma relação de médio a longo prazo, em que o se possa contribuir
para a redução dos custos na organização compradora e diminuir,
sempre que possível, os riscos associados à aquisição.
Neste domínio, o desenvolvimento de sistemas de informação
específicos para o sector público, constitui regra geral um
projecto de parceria que se enquadra neste tipo de
relacionamento estratégico10.
É sabido que as compras electrónicas per se não são uma forma de
obtenção de benefícios, apesar da insistência de fornecedores de
aplicações na natureza taumatúrgica do B2B nos resultados
operacionais – felizmente com evoluções positivas depois do
delírio da Internet de 2000 e 2001.
As aplicações de compras electrónicas, não são podem ser
aplicadas de uma forma homogénea na totalidade das compras de
uma empresa/organização, contudo se estiverem alinhadas com as
estratégias de compras, poderão contribuir para que se alcancem
benefícios consideráveis. O que se defende à utilização correcta
do potencial do comércio electrónico, para que este se adeque às
reais necessidades de compradores e fornecedores e ontribua para
que as tácticas e tarefas descritas possam ser conduzidas com
maior facilidade.
1.4.3. Riscos das Compras Electrónicas
Uma vez abordada a forma de aplicação do comércio
electrónico, ou seja a sua adequação as tarefas e tácticas das
diferentes estratégias de compras, é necessário reflectir sobre
os potenciais riscos associados a esta utilização.
A utilização de uma abordagem de portefólio numa dinâmica de
gestão estratégica de compras é fundamental, visto que os
relacionamentos com os fornecedores não são homogéneos, pelo que
a aplicação correcta do comércio electrónico a cada uma das
estratégias previamente definidas resultará em compras
electrónicas propriamente ditas.
Verificou-se o grande potencial da aplicação do comércio
electrónico à compra de bens não críticos e de bens
estratégicos, onde, por várias razões, é importante a
progressiva integração com os fornecedores.
Em oposição, verificou-se que tanto para bens de
“estrangulamento” como para bens de “alavancagem” é privilegiada
uma menor integração.
As compras agregadas podem ser uma solução para atenuar o
grau de dependência do comprador e nivelar o seu poder negocial
com o dos fornecedores. Os leilões electrónicos de compras são
ferramentas poderosas para aproveitamento das forças de mercado
e incremento da competitividade dos fornecedores.
O risco associado às compras electrónicas está profundamente
relacionado com a implementação uniforme de soluções para todo o
universo de bens e serviços, negligenciando a diferenciação
entre os diversos fornecedores. Se todas as compras fossem
executadas por leilões electrónicos, provavelmente os resultados
não seriam compensadores. O risco não é a tecnologia, mas a sua
deficiente aplicação.
O comércio electrónico gera outras oportunidades, como a
recolha e armazenamento dos dados das transacções electrónicas.
Os dados podem ser analisados e constituir preciosas indicações
para o processo de tomada de decisão, porém como sabemos não é a
facilidade de obtenção de informação em quantidade que irá
substituir um modelo adequado de avaliação de performance, ou
seja é necessário que haja produção de dados de grande qualidade
e a capacidade de retirar as informações necessárias para
validação de estratégias e decisões.
Tabela 1.6.
As Estratégias de Compras e os Riscos Associados às Compras
Electrónicas
| Estratégia de Compras |
Riscos |
Bens
Não Críticos |
O principal objectivo é a redução da complexidade do
processo de compras e a concepção de uma solução de
compras apelativa para utilização pelos clientes
internos ou utilizadores dos bens e serviços.
Se estes bens forem comprados por leilões electrónicos
ou compras agregadas, poderá resultar em custos de
mudança de fornecedores elevados (com a entrada de novos
vencedores).
Pode haver uma alteração no sortido de produtos
fornecidos que não seja bem aceite pelos clientes
internos.
As poupanças geradas pelo facto de se favorecer a
concorrência baseada exclusivamente no preço e a mudança
frequente de fornecedores podem não compensar o custo da
mudança de fornecedores. |
Bens de
Alavancagem |
Para este tipo de bens verificou-se que o ideal seria
utilizar os mecanismos de mercado que favorecem a
negociação competitiva de preços.
A mudança de produtos e fornecedores é favorecida, dada
a fraca diferenciação entre os bens/serviços comprados,
o que confere ao comprador uma vantagem considerável.
Os leilões de electrónicos de compras promovem a
concorrência entre fornecedores e como os custos de
mudança de fornecedor são mínimos é rentável essa
competição.
Contudo, se houver uma passagem do processo de encomenda
para um sistema integrado (electrónico) entre fornecedor
e comprador (como descrito para “bens não críticos”),
poderá haver um risco de aumento de preços. |
Bens de
Estrangulamento |
A agregação de necessidades de compras com parceiros de
mercado é uma forma de aumentar o poder negocial dos
compradores.
Como o poder do comprador é oposto ao que se faz sentir
nos bens de “alavancagem”, não é aconselhável a
utilização de leilões electrónicos de compras – a sua
utilização poderia tornar muito difícil a identificação
de fontes de fornecimento aceitáveis. |
| Bens Estratégicos |
É neste grupo de bens e serviços que o comércio
electrónico fica mais dependente do tipo de
relacionamento que está estabelecido entre compradores e
fornecedores.
Se a relação entre as empresas não funciona da melhor
forma, o risco para o comprador é considerável.
Não existe uma solução de comércio electrónico capaz de
consolidar/melhorar o relacionamento entre parceiros de
negócio.
O comércio electrónico pode ficar reduzido à mera troca
de informação, em situações em que o relacionamento
estabelecido não permite ir mais além, ou seja, o risco
é pensar que comércio electrónico pode melhorar o
relacionamento com fornecedores – e é preciso mais do
que isso. |
1.5. ANÁLISE DE BENEFÍCIOS DA UTILIZAÇÃO DE COMPRAS
ELECTRÓNICAS
As Compras Electrónicas dão a oportunidade às organizações de
obterem grandes reduções de custos e clarificarem o perfil de
custos. A abordagem estratégica de compras, através de um
planeamento detalhado, optando por pequenos passos e antecipando
um processo de faseamento gradual com novos fornecedores,
utilizadores e tecnologia é a forma de reduzir o risco e
maximizar a utilização e o ROI.
A tecnologia de Compras Electrónicas é complexa e está em
constante evolução. As inovações tecnológicas, económicas e o
desenvolvimento de novas práticas de negócio influenciam e
condicionam os esforços na matéria de Compras Electrónicas. As
organizações que dão prioridade ao desenvolvimento de novas
práticas de compras e utilizam uma verdadeira gestão estratégica
de compras são as mais preparadas para os desafios e recolhem
maiores benefícios nesta área.
É na vertente de redução de custos que surgem as maiores
oportunidades para a prática de compras electrónicas, mas nem
todos os benefícios são facilmente mensuráveis, já que além das
vertentes de custo facilmente controláveis, existem factores
como a melhoria da qualidade do serviço e do tempo de resposta
em relação às solicitações internas e ao próprio mercado.
Os principais benefícios da implementação de sistemas de compras
electrónicas incluem:
- Visibilidade, em tempo real, de custos/orçamento
- Controlo das compras fora de contrato (maverick buying)
e maior adequação do painel de fornecedores aprovados e
respectivos catálogos às necessidades da organização, bem
como uma maior visibilidade das excepções – compras fora do
catálogo ou de especificação “não-normalizada”
- Melhoria dos processos – maior visibilidade do processo
de compra
- Melhores métricas, para negociação com fornecedores
estratégicos
- Agregação de compras e consequentes descontos de
quantidade
- Capacidade de implementação de “boas práticas” e “lições
aprendidas” no sector onde a organização se insere
- Capacidade de envolvimento na performance financeira,
dando aos gestores dos negócios um controlo directo sobre os
gastos em compras
- Facilidade de consulta e actualização de métricas de
avaliação de performance dos fornecedores
- Eliminação de erros e custos de conferência
- Possibilidade de pesquisar grande número de catálogos e
colocar encomendas a fornecedores, de forma eficiente em
reduzidos ciclos de tempo
- Conveniência para utilizadores e gestores e maior
produtividade dos colaboradores em geral
- Redução de ciclos de tempo
Tabela 1.7.
Os benefícios das Compras Electrónicas
| Estratégia de Compras |
Benefícios |
| Padronização |
Facilidade de acesso a contratos negociados
centralmente, dando flexibilidade local em relação à
quantidade e planeamento de entregas. |
| Agregação |
Centralização da negociação e descentralização do
processo de aquisição. Junção das necessidades dos
diversos departamentos e até mesmo constituição de
alianças com outras organizações com o mesmo perfil de
aquisições. |
| Redefinição/Reengenharia de
Processos |
Poupança no número de intervenientes no processo de
encomenda e conferência e pagamento de facturas |
| Cumprimento de Contratos |
Redução de compras fora de contratos. Diferencial de
preço entre contratação central/global e contratação
local pode ser substancial |
| Redução de Preços |
Consolidação de fornecedores e melhor cumprimento de
contratos, favorece o poder negocial do comprador,
podendo conduzir à redução de preços |
| Gestão da Informação |
Facilidade de geração de relatórios: quem compra, o que
compra, quais os custos por departamento, qual o tempo
de aprovação, etc. |
| Oxigenação do Painel de
Fornecedores: |
A redução da base de fornecedores é útil para certas
categorias de bens e serviços. Perder menos tempo a
gerir muitos fornecedores e investir mais tempo a
negociar em maior volume, com menos fornecedores |
| Redução do Tempo de Ciclo |
Os sistemas de compras electrónicas têm menos passos de
processo e utilizam mensagens electrónicas, o que
aumenta a velocidade de processamento e melhora o
processo de auditoria |
| Redução de Erros |
Evitam-se erros de redigitação e transmissão de dados
entre suportes diferentes. Os utilizadores passam a
efectivar a encomenda junto do fornecedor – logo, maior
fidedignidade nos dados enviados. |
| Autorização/Controlo |
As encomendas são enviadas para os fornecedores apenas
com autorização expressa, assim garante-se um maior
controlo de custos |
| Suporte aos Utilizadores Finais |
Quando as políticas e procedimentos de compras são
complexos, a facilitação do processo de aquisição e a
sua disponibilização universal é extremamente vantajosa |
« Voltar
|